一,门户型OA,即Portal-OA

电子信息化的成果并非一蹴而就,它经历了一个相当长的时期。在各个发展阶段,各种模式的信息化工具交替占据主导地位,但最终必然是被更新的、更完善的模式或技术所取代。今天的企业信息化也不例外。 那么,一个具有前瞻性的问题在于:今后的信息化会朝向何处发展?如何看待相互分隔的各种各样系统?

可以说,信息门户(EIP)代表着未来企业信息化的方向。

信息门户是一个应用系统,它使企业能够集成存储在内部和外部的各种信息和知识,使所有员工、客户和合作伙伴能够从单一的渠道访问其所需的个性化信息。这些用户利用从这个渠道获得的信息作出合理的业务决策并加以执行。信息门户通过及时地向用户提供准确的信息来优化企业运作,并提高效率。企业信息门户有三个特点:单一的访问方式(浏览器+企业门户);对已有应用系统的集成;个性化。

应用:提供集成化的用户环境;

服务:将业务运作系统与散乱的文档和工作信息集成起来,并通过可扩展的应用界面为各系统提供集成化的服务;

集成:集成当今信息技术组织中各种技术的应用。集成当属目前企业信息化领域最热的话题了,而真正展现在我们面前的并不是系统之间如何实现复杂的集成,而是:

首先,信息门户已经超出了传统的管理信息系统概念,也越过了普通意义的网站,它是企业各种应用系统的结合点。

其次,信息门户的特点在于统一性、集成性、个性化和整体性。信息门户正是拥有这些新特点,才有了生命力。

第三,信息门户的概念仍然有待扩展,有待完善。与其他IT行业的新概念相仿,在这个新兴领域,不同的人有不同的理解。

二,知识型OA,即KM-OA

随着OA系统应用的逐步深入,企业的员工每天上班做得第一件事情可能就是登陆OA系统,收一下邮件、看看公司最新的新闻、处理自己今天需要待办的工作等。OA俨然成为一个日常工作的基础平台,企业已经不可离开它了。但是新的挑战又产生了:

如何借助这个OA平台能够让员工合适的场景下,合适的时间里获取合适的知识?如何借助该平台来沉淀组织的最佳实践并传递到整个组织?这样可以大大节省员工查找知识的时间、减少不必要的重复劳动、提高工作的效率、沉淀组织的知识、提高组织的应变速度,并最终最大化提升组织及个体的产能,全面提升企业的管理。

随着客户这种需求的产生,OA发展也派生出全新的气象。以“知识管理”为思想、以“协同”为工作方式、以“门户”为技术手段,整合组织内的信息和资源发展出来的OA系统,即我们通常所说的“知识型OA”。现代公司公司就是敏锐地洞察了这一趋势,将知识管理的思想融入来日常的办公协同平台软件中去(当然,知识管理更强调综合的因素,管理、文化、IT系统一个都不能少),同时整合进以团队协作和项目管理为目标的沟通协作软件工具,包括各种通信软件,如腾讯QQ、即时通信、VoIP等;实时会议包括电话会议、视频会议等;群组协作如工作流管理、群件、网络化项目管理;联系人管理以及相关的信息安全产品如信息加密、身份认证等。这时候OA系统已经不单单是我们日常协同办公的平台,更是一个企业或组织进行知识管理的基本平台;传统的OA系统全面蜕变成企业的管理支撑平台,担负起更加复杂、综合的作用:

协同工作平台:通过实时通信、在线感知、团队协同等,将企业的传统垂直化组织模式转化为基于项目或任务的“扁平式管理”矩阵模式,使普通员工与管理层之间的距离缩小,提高企业工作人员协作能力,最大限度地释放人的创造力。

知识管理平台:实现知识的沉淀、共享、学习、应用和创新,整个组织能够积累基于战略的核心知识资产,为高层管理提供决策支持和信息情报;业务部门能够结合流程开发出各种方法论和模板,通过基于业务的知识流按图索骥,提升执行力;员工能够根据自己的岗位随时随地使用自己或他人日常工作的积累,对工作做出指导与帮助、提升工作的绩效;

项目协作平台:通过为项目团队提供一个全方位的沟通、协作平台,提高多项目组的工作效率和质量,使项目成员可以在灵活的时间、地点对他人或事务的需求做出即时的响应。实现团队的通信、共享、管理和制订各种项目文档或日程安排,使项目或临时任务中交流想法、共享信息、协同完成任务变得更轻松。

企业文化平台:从企业文化建设着手,提高员工工作激情,营造一个相互帮助、相互理解、相互激励、相互关心的共同工作氛围,从而稳定工作情绪,激发工作热情,形成一个共同的工作价值观,进而产生合力,实现共同目标。

企业通信平台:建立企业范围内的电子邮件和网络通信系统,包括Web Mail、网络会议、实时通讯、手机短信、WAP和传真自动收发,使企业内部通信与信息交流快捷流畅,并且与Internet邮件互通。

信息发布平台:为企业的信息发布、交流提供一个有效的场所,使企业的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项及时传播,使企业员工能及时感知企业发展动态。

行政办公平台:实现办公事务的自动化处理。通过公文流转改变了企业传统纸质公文办公模式,企业内外部的收发文、呈批件、文件审批、档案管理、报表传递、会议通知等均采用电子起草、传阅、审批、会签、签发、归档等电子化流转方式,真正实现无纸化办公。

信息集成平台:现代企业中已存在的MIS系统、ERP系统、财务系统等存储着企业一些经营管理业务数据,OA系统能把企业的业务数据集成到工作流系统中,使得系统界面统一、帐户统一,业务间通过流程进行紧密集成。

如图:知识门户

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